FAQ w zakresie inwentaryzacji aptek

W tym wpisie na blogu Mark Humphreys, dyrektor ds. relacji z klientami w Orridge, odpowiada na często zadawane pytania (FAQ) dotyczące inwentaryzacji.

NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA…

Dlaczego warto wykonać inwentaryzację?

Głównym powodem, dla którego należy przynajmniej raz w roku zlecić wycenę zapasów w aptece, jest to, że pozwala to zweryfikować sprawozdania finansowe i zadowoli księgowego.

Inwentaryzacja pozwoli również zidentyfikować problemy ze stanem magazynowym, takie jak uszkodzone artykuły, produkty przeterminowane lub z krótkim terminem ważności, artykuły nie nadające się do sprzedaży i wiele innych.

Jeśli korzystasz z systemu zamawiania towarów, ponowne ustawienie „stanu magazynowego” w aptece pozwoli na wykrycie nieuniknionych nieścisłości, co przełoży się na lepsze uzupełnianie zapasów, lepszą dostępność produktów na półkach i większe zadowolenie klientów.

Dlaczego zarządzanie zapasami jest tak ważne w aptekach?

Dostępność zapasów jest najważniejsza dla sprawnego funkcjonowania Twojej apteki. Chcesz służyć swoim klientom, a nie możesz tego zrobić, jeśli nie masz produktu, który muszą im wydać.

Dzięki ścisłej kontroli nad stanami magazynowymi możesz zapewnić swoim pacjentom/klientom bardziej spójną obsługę.

Dobre zarządzanie zapasami również zwiększa wydajność zapasów. Jeśli masz jasną widoczność poziomów produktów i rozumiesz typowe zapotrzebowanie na nie, możesz zoptymalizować zakupy zapasów i uniknąć nadmiernych wydatków na produkty.

Zarządzanie zapasami pomaga również kontrolować marnotrawstwo zapasów. Jeśli poziom zapasów regularnie przekracza popyt, spowoduje to, że artykuły staną się nieaktualne i zmarnowane. Nikt tego nie chce, a dobre zarządzanie zapasami to świetny sposób, aby tego uniknąć.

Jestem zapisany na inwentaryzację. Jak mam się przygotować?

Upewnij się, że Twój inwentaryzator otrzymał rozsądną wycenę wartości zapasów w aptece. Jeśli można ją podzielić między zapasy NHS i OTC, podziękują Ci za to. Posiadanie tych informacji zapewni, że odpowiednia liczba inwentaryzatorów zostanie przydzielona, ​​aby inwentaryzacja została przeprowadzona dokładnie i na czas.

Powiadom z wyprzedzeniem osobę przeprowadzającą inwentaryzację o wszelkich nietypowych zdarzeniach, np. o dostawie zapasów spoza siedziby firmy lub o nieoczekiwanej dostawie substancji.

Bardzo przydatne jest również utrzymanie porządku w magazynie – upewnij się, że artykuły tego samego typu są pogrupowane (a nie pomieszane od przodu do tyłu) oraz identyfikuj i oddzielaj produkty z krótkim terminem ważności, przeterminowane oraz uszkodzone/nienadające się do sprzedaży.

Czy jest coś, na co powinienem zwrócić uwagę?

Porozmawiaj z dostawcą inwentaryzacji kilka tygodni przed datą liczenia. Dobry dostawca omówi z Tobą wszystkie kluczowe aspekty i to, co będzie wymagane od Ciebie i Twojego zespołu w tym dniu. Porozmawiają o tym, jak rozliczane są recepty, Twojej pomocy w zakresie kontrolowanej szafki na leki itd.

Początkowo może być tego dużo, ale w praktyce rzadko się to zdarza. Co roku przeprowadzamy tysiące inwentaryzacji aptek bez żadnych problemów!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszym usługi inwentaryzacyjne i procesu, skontaktuj się z naszym zespołem ds. apteki – pharmacy@orridge.co.uk lub zadzwoń pod numer 01922 472000